Organizar las tareas diarias en el lugar de trabajo es esencial para mantener la productividad y la eficiencia. Para lograrlo, es importante poner a disposición de los empleados las herramientas y los recursos adecuados. Utilizar sistemas digitales de gestión de tareas puede ser una excelente manera de agilizar el proceso.
Estos sistemas permiten llevar un registro detallado de cualquier tarea asignada, incluidas las fechas de vencimiento, y asignar responsabilidades a individuos o equipos.
Ventajas del uso de herramientas de gestión de tareas
A la hora de organizar las tareas diarias, los sistemas digitales de gestión de tareas ofrecen muchas ventajas. Permiten controlar fácilmente el progreso y que los supervisores comprueben rápidamente si una tarea va por buen camino o necesita atención adicional. Además, ahorran tiempo al enviar automáticamente recordatorios cuando las tareas están pendientes. Y pueden integrarse fácilmente con el software existente, como los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) o de gestión de proyectos. Esto facilita el seguimiento de todas las tareas en todos los departamentos.
Los sistemas digitales de gestión de tareas también ofrecen opciones personalizables para el seguimiento de las tareas. Por ejemplo, se pueden jerarquizar las tareas según su prioridad y urgencia, asignarlas a varias personas y realizar un seguimiento en la empresa. Además, proporcionan informes y gráficos detallados que permiten a los miembros hacer seguimiento de sus progresos y realizar ajustes necesarios.
Herramientas online para organizar tareas diarias de la empresa
- Monday: Herramienta en línea diseñada para ayudar a los equipos a organizar y gestionar sus tareas, flujo de trabajo, recursos y comunicación. Útil para seguir el progreso de los proyectos, supervisar el rendimiento del equipo y crear flujos de trabajo eficientes.
- Asana: Sistema de gestión de proyectos basado en la nube que ayuda con la organización de tareas y la colaboración dentro de un equipo o entre departamentos de una organización. Resulta útil para realizar un seguimiento de las tareas asignadas a individuos o miembros de equipos, a la vez que proporciona informes detallados sobre los progresos realizados por cada individuo o departamento.
- Trello: Plataforma de gestión de tareas en línea utilizada por muchas empresas para organizar proyectos en tableros que pueden desglosarse en listas de tareas con asignados, fechas de vencimiento y comentarios para una mejor colaboración entre los miembros del equipo. Útil para gestionar los plazos de los proyectos, organizar las responsabilidades entre las distintas personas/equipos de la empresa, así como para obtener actualizaciones en tiempo real de los implicados en el proceso de finalización del proyecto.
- Basecamp: Suite de productividad basada en la web que organiza toda la información de su empresa en un eje central que le permite comunicarse fácilmente con sus colegas sobre temas específicos, como consultas de servicio al cliente o próximas reuniones y eventos relacionados con las metas y objetivos de su organización…. Útil para mejorar la transparencia dentro de una organización en lo que respecta a las actividades relacionadas con las operaciones, incluida la comunicación entre compañeros de trabajo y clientes, así como para reducir la confusión causada varias versiones de documentos.
- Wrike: Herramienta de gestión de tareas y colaboración en línea que permite a los equipos estar al tanto de sus tareas, asignar tareas a los miembros del equipo, establecer fechas de vencimiento, realizar un seguimiento del progreso y compartir archivos en una ubicación central. Útil para seguir el progreso de un proyecto a lo largo del tiempo y mantener a todo el mundo al día de las últimas novedades. Además, Wrike también proporciona informes y cuadros de mando que dan a los equipos una visión amplia del progreso de sus proyectos.
Los sistemas digitales de gestión de tareas son una herramienta inestimable para organizar las tareas diarias en el lugar de trabajo. Facilitan a los supervisores el seguimiento de los progresos, la asignación rápida de tareas y la gestión de los recursos humanos.
Por su capacidad para ahorrar tiempo y mejorar la comunicación, son una parte esencial de la estructura organizativa de cualquier empresa. Invertir en un sistema digital de gestión de tareas puede ayudar a aumentar la productividad y la eficiencia en toda la organización.
